Zoho Books es un software de contabilidad inteligente en la nube que permite manejar la información financiera de una empresa.
Con esta aplicación se podrán generar facturas, gestionar inventarios, notas de venta, compras a proveedores, etc.
Esta herramienta cuenta con sus funciones básicas, las descritas con anterioridad en otro artículo de nuestro blog, pero también con otras más precisas que cada negocio pueda necesitar. En el artículo de hoy vamos a repasar como se pueden implementar algunas funciones específicas de forma rápida y sencilla para el uso de Zoho Books en la relación con los diferentes roles de la empresa:
- Acceso de usuarios basado en roles. Para poder personalizar los accesos de cada usuario, se accede a configuración y se va a la pestaña usuario y roles. Una vez en esta pestaña se hace clic en “Usuarios y Roles” y, posteriormente, seleccionar la opción “Nuevo rol”. Una de las ventajas que ofrece Zoho Books es que todo lo que implica la creación de un nuevo rol es personalizable.
- Configuración de aprobación en flujos de transacciones. Para controlar los documentos generados y poder revisarlos antes de entregarlos a los clientes, hay que volver a acceder a “Configuración” y después “Preferencias”. Una vez ahí, se hace clic en “Aprobaciones”, donde estarán todos los documentos generados, y después en “Aprobar”. Se pueden habilitar diferentes flujos de aprobación para los procesos de venta y de compra.
- Gestión de proyectos y envío de facturas. Para controlar los proyectos de tu empresa, y los gastos e ingresos asociados a los mismos, se accede a panel de información, se pulsa en “Seguimiento del tiempo”, después en “Proyectos” y, por último, en “Proyecto nuevo”. Todos los proyectos tienen distintos tipos de facturación (coste fijo, horas de tareas, horas de personal…) y se le pueden asignar presupuestos, usuarios, tareas, etc.
- Portal al cliente. Para contar con con un portal web para el pago de los clientes, se accede a través de configuración, después preferencias y, por último, portal. Se puede editar el nombre del portal y la url, y programar las notificaciones y los recordatorios, o que los clientes puedan modificar su información. Esto le dará autonomía a los clientes para la descarga de sus facturas o la aprobación de presupuestos, lo que permite que reduzcas mucho tu carga administrativa.
- Integraciones. Zoho permite realizar integraciones tanto de herramientas internas como externas. Para ello, hay que ir a configuración, acceder a integraciones y seleccionar si se quieren integrar las aplicaciones de Zoho u otras aplicaciones externas. Se pueden sincronizar todas las herramientas de Zoho (CRM, Projects, Analytics, etc.) y también algunas como Slack, Zapier, Google o Microsoft, entre otras.
