Zoho Books es una aplicación de facturación, envío de presupuestos y gestión contable de un negocio basada en la nube.
Hoy os traemos aquí un nuevo caso de uso de tecnología para la digitalización de negocios, y particularmente sobre esta aplicación.
La tienda de muebles El Encinar recurrió a Zoho Books con unos requisitos y expectativas concretas sobre su departamento administrativo-financiero. Para este negocio era muy importante que este software cubriera todas sus necesidades.
Algunas de las más esenciales son:
- Gestión de diferentes roles. A los altos cargos de El Encinar les preocupaba que los vendedores no se pudieran centrarse en su trabajo por toda la información a la que tienen acceso. Piensan que puede ser abrumador y por eso prefieren utilizar diferentes roles para los empleados. De esta forma tienen acceso solamente a los datos que van a utilizar, como los productos que venden o a las facturas que elaboran al vender una mesa, una silla, etc.
- Gestión de productos. Hasta hace poco El Encinar gestionaba sus productos con el CRM. Después descubrieron que podían crear un bloque en Books para incluir los diferentes muebles que vendían, así que decidieron crearlos en esta herramienta, que les permite ser más precisos y tener una conexión nativa con el entorno de facturación, cobros y pagos, pues Zoho Books tiene conexión directa con el banco y tarjetas de crédito del negocio.
- Emisión y comprobación de documentos administrativos. Como a muchas empresas, alguna vez les había pasado que han enviado un presupuesto con la cifra errónea o con menos productos de los que tendrían que haber incorporado y, para evitar que vuela a suceder, los vendedores que usan Zoho Books ahora pueden emitir facturas o presupuestos, pero no las envían directamente a los clientes o consumidores. Los retienen los documentos para que sus superiores los revisen antes de mandarlos.
- Portal al cliente. Antes El Encinar no contaba con un portal o un sitio web para que los clientes pudieran comprar o encargar sus muebles: todo se hacía en la tienda y perdían muchas oportunidades de venta en el terreno digital. Por eso necesitaban disponer de un portal web, que era indispensable para abrir su mercado a otras ciudades. Gracias a las aplicaciones de Zoho ahora tienen un entorno digital que les ayuda a almacenar los datos de sus clientes para revisar qué transacciones se llevan a cabo, cuáles no se terminan, el inventario de muebles que les va quedando, entre otras muchas acciones personalizables, y además, pueden dar visibilidad de parte de esa información al cliente a través de su portal.
- Integraciones. Como Zoho es una suite por módulos, además de Zoho Books, esta tienda de muebles ha estado utilizando Zoho CRM para almacenar todos los clientes potenciales que estaban interesados en comprar sus muebles, contactos, cuentas, artículos etc. Ahora estos dos recursos funcionan interconectados.