Si a día de hoy hay algo fundamental para cualquier negocio es, sin lugar a dudas, conocer las métricas clave del negocio, y respecto a la gestión de un inventario o control mediante un ERP de una empresa de suministros , no puede ser diferente y con los informes de Zoho Inventory tendrás un gran aliado.
Zoho Inventory proporciona informes que son la solución para realizar un seguimiento de tu flujo de ventas, el inventario, los pagos recibidos, etc.
Para ser más exactos, dicha aplicación puede generar informes en las siguientes categorías:
- Ventas, Cuentas (cliente) por cobrar y pagos recibidos;
- Compras y cuentas (de proveedor) por pagar, junto con resúmenes de gastos
- Situación de Inventario
- Actividad sobre la herramienta
Para llegar a dichos reports, es necesario pulsar la opción “Informes” del panel de control de Zoho Inventory:
Desglose de informes de Zoho Inventory
Ventas
Se generan informes asociados a las ventas registradas con los que podrás analizar los pedidos ingresados, las facturas, los clientes y los pagos. Así podrás planificar tus estrategias de ventas: fidelizar o incentivar el consumo de cuentas clave o evaluar el rendimiento y demandas de productos relevantes para tu negocio.
Ventas por cliente
Este informe muestra todos los clientes a los que se vendió algún producto junto con los detalles asociados al mismo.
En él podrás, por ejemplo, clasificar los datos en torno al recuento de las facturas.
Si haces clic en el campo nombre del cliente, se te redirigirá a la página de descripción general del contacto, en cambio, si haces clic en cualquiera de los otros campos mencionados, se te redirigirla a un informe que detalla las ventas de ese cliente y que cuenta con otra serie de campos como puede ser el estado o número de la factura.
Ventas por artículo
Este informe muestra todos los artículos vendidos en el periodo de análisis que selecciones en el informe (cantidad de artículos y suma facturada).
En él podrás, por ejemplo, clasificar los datos en torno a la cantidad de artículos vendida o el precio promedio. Podrás obtener estadísticas de ventas de todo tu inventario rastreado, pero también de los artículos que no pertenecen al inventario a partir de este mismo informe.
Si haces clic en el nombre de un artículo, accederás a la página de descripción general del mismo.
Si haces clic en cualquiera de los otros campos, accederás a una página de informe de ventas dedicada a ese artículo.
Ejecución de pedidos por artículo
Este informe resume el stock utilizado de un artículo concreto en cada paso del proceso de ejecución para un período de creación de pedidos de ventas seleccionado.
Incluso podrás tener separada la situación de entrega de mercancías concretas (referencias contra estado de orden de compra y entrega).
Historial de devoluciones de ventas
Este informe expone una descripción general completa del estado de devolución y reembolso de los pedidos de venta junto con la cantidad facturada y la cantidad reembolsado.
Para poder verlo tienes que (1) ir al módulo Informes en la barra lateral izquierda y (2) hacer clic en el informe Historial de devoluciones de ventas en la categoría Ventas.
Además, puedes hacer clic en la opción Personalizar informe en la parte superior si quieres generar el informe para un intervalo de fechas personalizado y concreto.
Ventas por vendedor
Este informe te ayuda a ver y evaluar el desempeño de tus vendedores en función del número total de facturas y ventas realizadas por cada uno de ellos durante un período específico.
Para ver las estadísticas individuales, debes asignar un vendedor a una factura. De no ser así, esas facturas se clasificarán como Otros.
Gracias a los recursos de multi-almacén, multi-sede y etiquetas de informe podrás igualmente desagregar la información de acuerdo a criterios organizacionales propios de vuestra compañía.
Historial de embalaje
Este informe muestra todos los paquetes disponibles, sus detalles relacionados y sus estados para un período de tiempo elegido.
En él podrás, por ejemplo, clasificar datos en torno al número de paquete o el de seguimiento desde que se confirma una orden de venta hasta que se entrega a cliente.
Recuerda que Zoho Inventory tiene integración con múltiples agencias de transporte, por lo que podrás sincronizar tus pedidos con las etiquetas del courier de entrega y visualizar su situación de reparto en un intuitivo panel de seguimiento.
Si sobre el informe “Historial de embalaje” haces clic en el número de paquete de una entrada, te redirigirá a la página de resumen de ese pedido.
Inventario
Los informes de inventario se generan exclusivamente para los artículos de tu empresa que cuenten con seguimiento de inventario: es decir, aquellos para los que deseas tener un conocimiento de sus entradas y salidas en uno o varios almacenes.
Resumen de inventario
El informe Resumen de inventario muestra la cantidad vendida y comprada de un artículo durante un período determinado.
La sección de detalles de stock del informe proporciona la disponibilidad de stock combinada para los artículos de todos los almacenes. También puedes filtrar el resultado de este informe, por ejemplo, según el nombre del almacén, la disponibilidad de stock, o agrupar los artículos que pertenecen a la misma categoría.
Los detalles de los campos son los siguientes:
– Cantidad ordenada: esta cantidad se calculará en función del número de órdenes de compra emitidas disponibles en ese momento para un artículo.
– Cantidad comprometida: esta cantidad se calculará en función del número de pedidos de venta confirmados disponibles en ese momento para un artículo.
– Cantidad de entrada: esta cantidad se calcula en función del número de facturas de proveedores recaudadas/recibos de compra registrados.
– Cantidad de salida: esta cantidad se calcula en función del número de facturas enviadas/órdenes de envío generadas.
– Cantidad disponible: esta cantidad se calcula en función del modo de seguimiento de stock elegido.
Detalles de existencias comprometidas
El informe de Detalles de existencias comprometidas describe el número de pedidos de venta confirmados creados para un período determinado.
Los campos de datos incluyen el Número de pedido de venta, los Artículos de línea del pedido y su Cantidad. Puedes filtrar este informe según el modo de seguimiento de existencias y por rango de fechas.
Resumen de valoración de inventario
El informe Resumen de valoración de inventario resume las existencias disponibles y el valor total de los activos de tus artículos de inventario a la fecha actual.
En él podrás clasificar datos, por ejemplo, en torno a la cantidad disponible.
Seguimiento de lote de coste FIFO
Zoho Inventory emplea el principio de “primero en entrar, primero en salir” para rastrear el inventario. En este informe, puedes ver una cuenta detallada de todos los artículos que salen contra todos los que entran según la regla FIFO durante el periodo seleccionado.
Los campos de este informe se dividen en dos secciones: Producto de entrada y Producto de salida.
La sección Producto de entrada incluye: Fecha, Transacciones, Recibido de, Nombre del artículo Cantidad y Total. La sección Producto de salida incluye: Fecha, Transacciones, Dispersado hasta y Cantidad dispersada. Los datos del informe se pueden clasificar según cualquiera de estos campos.
Resumen de la antigüedad del inventario
El informe Resumen de antigüedad del inventario ofrece un resumen de la cantidad de días que ha tenido existencias. Esto es útil para identificar productos obsoletos o que se mueven lentamente.
Puedes personalizar el informe según los intervalos de antigüedad, que pueden ser días o semanas. Además de eso, puedes imprimir y exportar el resultado en formato PDF, XLS y CSV.
Informe de ventas de producto
Además de brindarte las estadísticas generales de ventas de los artículos de tu inventario, este informe también calcula la ganancia promedio (%) obtenida por un artículo durante un período de tiempo seleccionado.
En él podrás clasificar, por ejemplo, datos en torno al margen, la cantidad vendida o el precio total de venta.
Dicha información se extrae de la diferencia entre el coste de venta y coste de compra que introduzcas en un artículo cualquiera.
Al hacer clic en el nombre de un producto en este informe, se te redirigirá al módulo de artículos con la página de descripción general de ese artículo.
Informe de órdenes de compras activas
Este informe muestra la cantidad para la cual se han emitido órdenes de compra, con el coste total incurrido para cada artículo en un período seleccionado, con el fin de tener un indicador de control de salida de tesorería previo a la aprobación de dichas órdenes de compra.
De forma predeterminada, este informe se genera para todos los almacenes pero, si lo necesitas, puedes generar este informe para un almacén en particular.
En él podrás clasificar, por ejemplo, datos en torno a la referencia del artículo o la cantidad comprada.
Al hacer clic en el nombre de un producto en este informe, se te redirigirá al módulo de artículos con la página de descripción general de ese artículo.
Informe de resumen de existencias
El informe Resumen de existencias muestra los detalles de todo el stock inicial de su artículo, la cantidad vendida (Cantidad disponible), comprada (Cantidad recibida) y el stock final (calculado como Stock inicial + Cantidad recibida – Cantidad disponible) para un período determinado.
Este informe se genera en función del stock contable de los artículos del inventario y se puede filtrar según las ubicaciones de los almacenes.
Esta información será muy importante para tu equipo financiero, pues anualmente, por ley, habrás de valorar las existencias de tu empresa, y tener la trazabilidad de la mercadería será un dato clave.
Cuentas por cobrar
Saldos de clientes
Este informe muestra todos los clientes que le deben dinero a tu negocio a pesar de que la herramienta Zoho Inventory facilita mucho el pago de cualquier factura (podemos integrar la herramienta con tarjetas de crédito para pagos al momento), y te permitirá establecer protocolos de control de envíos solo previo-pago en el caso de que no tengas una política de pago diferente.
Con el informe de saldo del cliente podrás filtrar u ordenar la información, por ejemplo, por agregado del importe facturado a esa cuenta o el crédito disponible.
Al hacer clic en el nombre del cliente de una entrada, se te redirigirá a la página de descripción general de ese contacto. Al hacer clic en cualquiera de los otros se te redirigirá a un informe detallado de saldo dedicado a este cliente. Este informe detallado de saldo mostrará la lista de todas las facturas enviadas y vencidas de este cliente y cuenta con otra serie de campos como el tipo de transacción.
Podrá exportar o imprimir este informe de balance detallado para un cliente específico.
Detalles de la factura
Este informe muestra todas las facturas disponibles, sus detalles relacionados y sus estados (emitida, pagada, vencida, etc.) en tiempo real, para un período de tiempo elegido.
El informe del detalle de facturas puede filtrar, entre otros, por campos como el nombre del cliente o el saldo debido.
Si haces clic en el número de factura de una entrada, accederás a la orden de venta correspondiente y, si haces clic en el nombre del cliente de una entrada, se te redirigirá a la página de descripción general de ese contacto.
Detalles de orden de venta
Este informe muestra todos los pedidos de venta disponibles, sus detalles relacionados y sus estados (ordenada por cliente, confirmada por tu empresa, aprovisionada, enviada, etc.) en tiempo real para un período de tiempo elegido.
En el informe de detalles de orden de venta puedes filtrar, por ejemplo, por el campo de fecha de envío prevista, estado o cantidad.
Al hacer clic en el número de orden de venta de una entrada, accederás al pedido de ventas correspondiente y, al hacer clic en el nombre del cliente de una entrada, te redirigirá a la página de descripción general de ese contacto.
Resumen de ventas por cobrar
El informe Resumen de cuentas por cobrar proporciona una descripción general de todas tus facturas y notas de crédito.
Puedes personalizar este informe agrupando transacciones según el nombre del cliente, la fecha de vencimiento, los campos personalizados, etc.
Todos los informes se muestran en castellano o en el lenguaje preferido por el usuario de Zoho Inventory.
Detalles de cuentas por cobrar
El informe Detalles de cuentas por cobrar le brinda un resumen de tus facturas y notas de crédito junto con los detalles del artículo subyacente, como el nombre del artículo, la cantidad y el precio.
También puedes personalizar este informe agrupando transacciones según el número de transacción, el nombre del artículo, los campos personalizados, etc.
Pagos recibidos
Pagos recibidos
Este informe muestra todos los recibos de pago de facturas disponibles, sus detalles relacionados y sus modos de pago para un período de tiempo elegido.
Gracias a ello podrás enviar a tu equipo contable o asesor fiscal la información de pagos con el objeto de que concilien la situación de pago de las facturas en caso de que tengas un sistema o software a tu ERP de inventario y quieras tener la información de pagos de modo independiente.
El informe de pagos recibidos incluye campos de filtrado como el método de pago y la cantidad de la factura.
Al hacer clic en el nombre del cliente de una entrada, se te redirigirá a la página de descripción general de ese contacto, y podrás ver todo su historial financiero y comercial con la empresa.
Cuentas por pagar
Accede a los informes asociados con las compras (a proveedores) que has registrado y administrado en Zoho Inventory. Analiza tus órdenes de compra, facturas, cuentas por pagar y proveedores para planificar tus flujos de trabajo de reabastecimiento de una manera eficiente.
Saldos de proveedores
Este informe muestra una lista de proveedores y el saldo que se les pagará.
El informe de saldo de proveedores contiene campos de filtrado como el nombre del proveedor o el saldo de la factura.
Si haces clic en un vendedor, se te redirigirá a la página de descripción general de ese contacto.
Si haces clic en saldo, se redirigirá al informe Detalles del saldo de proveedores que contiene los detalles de las facturas remitidas por dicho proveedor y el balance de pagos (statement).
Detalles de la factura del proveedor
Este informe muestra una lista de todas las facturas disponibles, emitidas por los proveedores de tu empresa, sus detalles y su estado en tiempo real para un período de tiempo específico.
Incluye campos de filtrado como la cantidad del saldo o de la factura para que segmentes u ordenes la información más relevante de esa tabla.
Pagos realizados
Este informe muestra una lista de registros con los pagos que ha realizado a sus proveedores durante un período de tiempo elegido.
El informe de pagos realizados incluye datos de filtrado como el número de factura, el nombre del proveedor, notas o el método de pago. Las cuantías de pagos se pueden alternar entre tu moneda base y una moneda extranjera.
Al hacer clic en un vendedor de una entrada, se redirigirá a la página de descripción general de ese contacto.
Detalles del pedido
Este informe enumera las órdenes de compra creadas para un período determinado junto con su estado actual, fecha de entrega, nombre del proveedor y la cuantía total.
En los informes de detalles del pedido de Zoho Inventory dispones de personalizaciones de filtrado como:
– Intervalo de fechas: selecciona un intervalo de fechas para tu informe. Puede ser un rango de fechas estándar del año anterior o del año actual. También puedes seleccionar un intervalo de fechas personalizado.
– Estado de la orden de compra: selecciona los estados para los que deseas filtrar las órdenes de compra en tu informe.
– Nombre del almacén: selecciona los almacenes cuyas órdenes de compra asociadas desea ver.
– Agrupar por: elige cómo deseas agrupar el resultado del informe.
Órdenes de compra por proveedor
Esta opción de entre los informes de Zoho Inventory muestra todos los detalles del proveedor y sus transacciones relacionadas para un período de tiempo elegido.
El informe de órdenes de compra por proveedor incluye campos de filtro como la cantidad pedida, la recibida y la cantidad a facturar.
Al hacer clic en un vendedor de una entrada, se te redirigirá a la página de descripción general de ese contacto.
Compras y gastos
Compras por artículo
El informe de compras por artículo de Zoho Inventory incluye campos de filtrado como el nombre del propio artículo o la cantidad comprada del mismo.
Con él, podrás obtener estadísticas de compra para todo tu inventario rastreado, así como sus artículos que no pertenecen al inventario de este informe (marcados como “sin seguimiento de inventario”).
Todos los parámetros dentro de este informe están vinculados a sus datos asociados, lo que permitirá agregar parámetros de caracterización al informe y de ese modo, como en el resto de reports de Zoho Inventory, podrás personalizar la información visualizada en cada uno de ellos añadiendo o quitando columnas.
Historial de recepciones
Este informe muestra todos los recibos de compra disponibles y sus detalles relacionados para un período de tiempo elegido.
El informe del historial de recepciones incluye campos de filtrado como el proveedor o el número de recibo de compra.
Al hacer clic en el número de orden de compra de una entrada, accederás a la orden de compra correspondiente y, al hacer clic en un vendedor de una entrada, serás redirigido a la página de descripción general de ese contacto (proveedor de compra).
Actividad
En esta sección puedes acceder a los informes de Zoho Inventory asociados con los correos electrónicos y registros del sistema que mantiene el producto. Esto puede ayudarte a rastrear y supervisar a los miembros y las operaciones de tu equipo.
Correos del sistema
El informe de correos del sistema incluye los siguientes campos de filtrado como la fecha, el asunto o el tipo y te resume el estado de los correos.
Registros de actividad
Este informe enumera todas las actividades realizadas junto con la hora exacta, la fecha y los detalles del usuario que realizó la acción.
El registro de actividad incluye campos de filtrado como la hora, los detalles de la actividad o la descripción. Hacer clic en una actividad te llevará a la entidad en cuestión.
De este modo podrás tener trazabilidad de posibles errores y detectar a la persona responsable de los mismos para procurar mejorar los procesos de la compañía.
Uso de API
Este informe se genera diariamente y de manera automática y, cada día, el recuento total de API se restablece al límite máximo permitido. El uso de la API se refiere a los datos que puede enviar o recibir de las aplicaciones de terceros, por lo que si no es tu caso, no tendrá relevancia.
El informe de uso de API es capaz de mostrarte el límite de llamadas a la API para tu organización, la cantidad de llamadas a la API utilizadas y la cantidad de llamadas restantes (pues puede condicionar el plan de uso de Zoho Inventory), el nombre de usuario, su dirección de correo electrónico y la dirección IP desde la que se pasaron las llamadas a la API y el total de llamadas a la API pasadas por cada usuario.
Un dashboard principal como complemento a los informes de Zoho Inventory
Junto a todos estos informes interactivos, también tendrás un dashboard o panel de mandos general en la ventana de inicio de tu usuario en Zoho Inventory, donde podrás conocer, a golpe de vista, indicadores clave de tus ventas o inventarios.
Si todavía necesitas más informes, una vez que tengas un uso habitual de Zoho Inventory podrás plantearte dar el salto a Zoho Analytics, otra herramienta del ecosistema Zoho para crear paneles y cuadros de mando avanzados.
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