Llevar un orden en una época en la que los datos, los documentos y la información es tan exageradamente abundante es fundamental. Si no se lleva un control es muy sencillo que algo se pierda por el camino, que haya riesgos y que el trabajo no se realice o se haga de una forma poco eficiente.
Esta falta de orden y de gestión puede incluso llevar a la compañía a sufrir un colapso del que sea difícil recuperarse.
La mala gestión de la documentación y la información puede provocar:
- Trabajo ineficaz. Que la información no esté bien ordenada y gestionada suele provocar que sea de difícil acceso y que haya que emplear demasiado tiempo buscándola. Esto hace que el trabajo de los empleados sea ineficaz, pesado y dudoso, porque cuando la información es confusa se producen repeticiones, olvidos y fallos.
- Visión distorsionada. Es una de las consecuencias de tener la información desordenada y desperdigada. Al no tener la imagen completa en un único lugar en el que sea sencilla de contemplar, no se puede hacer un análisis completo. Esto puede llevar a conclusiones erróneas sobre cifras, clientes o inventarios, entre otras, que desemboquen en confusiones fatales para la empresa.
- Mala comunicación. Esta falta de orden en la información y documentación suele conllevar que cada departamento trabaje por separado sin conocer el estado de las demás áreas de la empresa. Y este es un gran error, ya que la comunicación entre todos los sectores de la empresa es clave para su funcionamiento.
- Protección de datos. En la actualidad es fundamental asegurar que la empresa sigue el reglamento de la protección de datos de los clientes de forma muy estricta. Para ello es importante poder ubicar toda la información tanto de clientes como de proveedores y saber qué uso se está haciendo de ella. El desorden documental complica mucho esta labor que es esencial para la supervivencia y éxito de la empresa.
- Falta de espacio. Almacenar decenas de archivadores con información en papel es un gasto de espacio que muchas compañías no pueden permitirse. El espacio es un bien preciado que cuesta dinero, y no se puede desperdiciar con documentos mal categorizados donde nadie los puede encontrar.
La solución a todos estos problemas es sencilla: la digitalización. Facilita el trabajo de los empleados, ofrece información objetivo y actualizada y no ocupa prácticamente nada de espacio. Contacta con nosotros y te contamos cómo dar los primeros pasos en el camino de la digitalización.